发布会人员邀请主要有以下几大类：参会参会观众

大会场地的选择：

1. 常见的活动场地：一般室内有为酒店、会议中心、大剧院、体育馆、电影院放映厅等。室外有主题公园、游乐场等。
2. 选场地考虑因素：场地排期、档次标准、人数规模、交通条件、整体价格、配套设施（电源、网络带宽，投影，舞台设备，桌椅数量）、餐饮住宿、天气等因素，根据需求挑选最合适的场地。

TIPS：

1. 一般场地需要提前2个月预定，热门场所需要提前半年甚至以上预定。
2. 如果活动参与人数超过500人，应向派出所进行备案，避免发生意外。

（一般来说场地的选择、划分和布置如果预算足够的话交给Vendor打包做会相对比较省心。）

大会场地区域的划分：

一般发布会可以划分为签到区、互动区、主会场、分会场、茶歇区、餐饮区、通道区、贵宾休息室、工作人员休息区及物料区。根据时间段和人群的的不同，区域之间可以共用或者合并，比如说媒体专访区可以安排在领导休息室。

1.签到区：签到区是一次大会的门面也是第一印象，但往往也是最容易造成拥堵和混乱的地方，所以一定要做好签到设计和人员管控。

• 签到的方式一般有：纸质签到、工作人员电子表格签到、二维码扫描签到、大屏互动签到、人脸识别签到等，根据人群、人数还有预算去选择合适的方式。
• 酒店大堂一定要有多媒体指引或工作人员指引进入签到区。

2.互动区：产品体验区；产品demo、吉祥物等周边展示区；拍照互动区；抽奖娱乐区

3.茶歇区：建议下午茶的选择要与品牌的调性一致，同时有品牌信息露出。

4.主会场：做好舞台，和台下席位的划分（领导嘉宾席、媒体记者席、普通观众席）这里的座次安排还有VIP餐厅的座位安排是个大学问，这里不展开聊了。

5.分会场：作为大会分论坛举办的场地。

6.餐饮区：一般是酒店的配套设施，封闭和开放两种。封闭式圆桌/长桌一般是接待贵宾讨论业务的场所，开放式自助餐厅一般观众和媒体吃午餐闲聊的地方。有一些酒店还有酒饮小型吧台的自费区，观众可以自行选择。

7.通道区：通道区域应放上行动线的指示牌和时间提醒。

所。

9.工作人员休息区：礼仪、主持人等工作人员化妆及休息区。

10.物料区：宣传物资及备用物品等储存室。要提前沟通好物流事宜。

划分完场地区域后应向租赁场所所要各区域的平面图，了解各区域可用的设备（LED屏、桌椅、翻页器、音箱等）以及量好物料设计的尺寸去制作宣传物料，如果预算够的话，还可以做一个室内导航路线图。

TIPS：平面图一定要标明卫生间及安全通道。

活动流程动线的管理：

不论是观众、媒体还是重要嘉宾的行动路线都需要在实地走一遍，合理就保留不合理就优化。

1. 观众动线：一般是停车场（停车票）/酒店大堂、电梯、签到区（参会证）、互动区、主会场观众席、通道区、餐饮区（餐饮票）、卫生间、茶歇区、分会场、电梯
2. 媒体动线：与观众行动路线相似，但会增加一个专访区域。停车场（停车票）/酒店大堂、电梯、签到区（参会证）、媒体专访区、互动区、主会场媒体席、通道区、餐饮区（餐饮票）、卫生间、茶歇区、分会场、电梯
3. 嘉宾动线：停车场（停车票）/酒店住宿、电梯、签到区（人员对接、参会证）、休息室、互动区、主会场嘉宾席、通道区、封闭式餐饮区（餐饮票）、卫生间、茶歇区、分会场、酒店住宿/电梯

TIPS：细节细节细节！！

P4：Person（人员邀请与人员安排）

（一）人员邀请

发布会人员邀请主要有以下几大类：参会嘉宾、参会观众、参会媒体。

1. 参会嘉宾：公司领导、行业领袖、政府主管领导、投资者、代言人、主持人等

• 公司领导：一般是CEO发言+产品负责人讲各个模块；当然也可以是CEO控全场。
• 行业领袖：要保证嘉宾本身的形象内涵与此次发布会的整体搭配，其次需要准备好Plan B邀请几个备选嘉宾。在策划核心信息时就要有嘉宾的备选名单开始进行邀约，安排专人做关注嘉宾的排期和动态持续跟进。行业领袖可以增加活动的深度和含金量。
• 代言人：选择与公司调性一致的代言人，为发布会带来流量和人气。但一般互联网产品的发布会很少请明星来代言，自家CEO才是看点。
• 主持人：我把主持人放在参会嘉宾是因为主持人是整场活动的控场人，非常重要。一般主持人可以外聘，如著名电视主持人，也可以由公司领导，员工来担任。活动开始之前一定做好主持人与嘉宾的配合演练及彩排。

如何邀请？

在写给嘉宾的邀请信时一定要用正确的称呼，然后简单介绍xx公司将在xx时间、地点举办一场xx活动，然后表达对邀请人的认可和邀请的原因，接着写他在这次活动中所需要参与的环节和收获，最后写上公司联系人的名称和联系方式。附件需附上邀请函（带CEO手写签名最佳）及这次活动计划/往届活动的回顾。如果邀请成功后续也要不断的跟进确保到场。

. 参会观众：专业受众、普通大众、粉丝。

• 对于专业受众他们往往是这个领域的从业者是一家公司的采购决策人，他们更关注产品怎么落地，需要重点做好用户留资，及时回访。
• 普通大众和粉丝更加在意新的趋势和新奇的体验，他们是活动内容被二次传播的重要渠道，他们的招募需要在活动预热期宣传时完成，招募人数要稍大于场地可容纳的观众数量。

如何邀请？

• 对于专业受众，如果有定向邀请名单的话，分给销售/客户部去定向邀请。
• 对于普通大众需在合适的媒体平台上发布活动讯息，引流至报名统一链接进行报名。